La mutualisation (5) : étapes et questions à se poser

Le processus pour mettre en place une mutualisation réussit se divise en quelques étapes.

Étape 1 : Identifier les besoins communs

  • Faire un inventaire des besoins en équipements, espaces, services.
  • Discuter avec des voisins, collègues ou entreprises complémentaires.

Questions à se poser :

  • Pourquoi amorcer une démarche de mutualisation ?
  • Qu’est-ce que les autres parties visent avec ce processus de mutualisation ?
  • Quelles sont nos motivations communes ?
  • Quel(s) objectif(s) cherchons-nous à atteindre en mutualisant ?
  • Nos différences et divergences sont-elles une richesse qui fait de nous des organisations complémentaires ?
  • Ou peuvent-elles constituer un défi pour mettre en place ou pérenniser notre projet de mutualisation ?

 

Étape 2 : Former un groupe de porteurs

  • Rassembler les personnes intéressées.
  • Établir un noyau de coordination.
  • Qu’est-ce qui constitue l’identité de l’entreprise ?
  • Quels sont les installation(s) et les équipement(s) disponibles ? Les besoins non comblés ?
  • Quels sont les services offerts ?
  • Quels sont les habitudes et les moyens en matière de communication interne et externe ?

 

Étape 3 : Choisir la forme juridique et la gouvernance

  • Coopérative : pour la propriété collective et la gouvernance démocratique.
  • OBNL : pour un projet d’intérêt collectif sans but lucratif.
  • Contrat de partenariat : pour une entente simple entre quelques entreprises.
  • Comment fonctionne la gouvernance ?
  • Quels sont les éléments à connaître au niveau de la gestion et de l’administration ?

 

Étape 4 : Établir les règles d’utilisation

  • Tarification, horaires, priorités d’accès.
  • Entretien, assurance, remplacement en cas de bris.
  • Dans quelles circonstances interviendrons-nous ensemble ?
  • Comment prendrons-nous les décisions ?
  • Allons-nous miser sur la création d’une nouvelle organisation ou sur une entente formelle ?
  • Qu’est-ce qui devrait apparaître dans un contrat écrit (le partage des responsabilités, des coûts, des bénéfices, etc.) ?

 

Étape 5 : Rechercher du financement

  • Programmes du MAPAQ, CQCM, MRC, SADC, fonds régionaux.
  • Apports des membres (capital social, cotisations, contributions en nature).

 

Étape 6 : Mettre en place l’infrastructure ou le service

  • Achat ou location des équipements.
  • Aménagement des locaux.
  • Mise en route progressive pour tester l’organisation.
  • Quelles sont les orientations de notre projet de mutualisation ?
  • Quels sont les objectifs de ce partage de ressources ?
  • Quelles seront nos stratégies pour atteindre nos objectifs ?

 

Étape 7 : Assurer le suivi et l’amélioration

  • Évaluer régulièrement l’utilisation et la satisfaction.
  • Ajuster les règles au besoin.
  • Est-ce que les objectifs ont été atteints ?
  • Quel impact ont nos actions ?
  • Qu’est-ce qui ne fonctionne pas ou qui fonctionne moins bien ?
  • Quelles modifications pouvons-nous apporter et qui permettraient d’atteindre nos objectifs ?

 

Il existe d’excellents document qui peuvent compléter ces informations :

https://cdrq.coop/app/uploads/2019/04/guide_vfinal_20241017.pdf?utm_source=chatgpt.com

https://tiess.ca/outils/mutualiser-alimentation-carnet-1

https://tiess.ca/outils/mutualiser-alimentation-carnet-2

https://tiess.ca/outils/mutualiser-alimentation-carnet-3

https://tiess.ca/outils/la-mutualisation  (en 6 etapes)

https://tiess.ca/outils/modele-logique-mutualisation

 

__

Avis important : Ce texte est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique ou professionnel. Les informations présentées n’ont pas été vérifiées de manière exhaustive et ne doivent pas être considérées comme exactes. Il est de la responsabilité du lecteur de vérifier l’exactitude et la pertinence des informations avant de les utiliser. L’auteur et/ou l’éditeur du texte déclinent toute responsabilité pour les conséquences de l’utilisation de ces informations.  Les sources d’information sont très variées. Ce texte est un rassemblement de ces sources.

Inconvénients

Tous les modèles ont des aspects moins intéressants. Voici une liste des inconvénients:

A. Organisationnels

  • Complexité de coordination
    Gestion des horaires, priorités et accès aux ressources partagées ce qui implique un risque de conflits.
  • Rigidité possible
    Les règles communes peuvent limiter la flexibilité (ex. périodes d’utilisation imposées, procédures strictes).
  • Risque de sous-utilisation ou de surutilisation
    Trop peu d’usages implique un déficit financier. Toutefois, trop d’usages peut se traduire par un engorgement, ou une usure accélérée.

 

B. Humains et culturels

  • Différences de vision
    Les participants doivent partager des valeurs, des objectifs et une discipline d’utilisation — ce qui n’est pas toujours acquis.
  • Confiance et engagement
    La mutualisation repose sur le respect des engagements (paiement, entretien, nettoyage), sinon le projet peut échouer.

 

C. Financiers et juridiques

  • Investissement initial collectif
    Même mutualisé, le démarrage peut nécessiter des mises de fonds importantes ou un financement difficile à obtenir.
  • Partage des risques et responsabilités
    Dommages, accidents, impayés… doivent être couverts par des ententes claires et souvent par des assurances.
  • Gestion fiscale et administrative
    Facturation, amortissement, taxes, obligations légales peuvent être plus lourdes selon la structure choisie.

 

D. Spécifiques au secteur agricole/bioalimentaire au Québec

  • Contraintes réglementaires élevées
    En transformation alimentaire, l’infrastructure doit respecter des normes strictes, parfois coûteuses à maintenir pour un collectif.
  • Saisonnalité
    Les besoins varient fortement dans l’année. Ainsi, il peut y avoir de la difficulté à équilibrer l’utilisation et la rentabilité.
  • Territoires vastes
    Mutualiser entre producteurs éloignés géographiquement entraîne des coûts logistiques qui peuvent annuler une partie des économies.

 

Freins


Les freins sont des éléments externes qui peuvent ralentir la progression du projet mais qui peuvent aussi être réglés par une bonne coordination :

  • Une tension entre l’accessibilité et la rentabilité économique
  • Beaucoup d’initiatives qui travaillent en silos
  • Un soutien financier inadéquat
  • Le mythe du miracle de la mutualisation
  • Un écosystème de soutien à perfectionner
  • La persistance des réflexes individualistes
  • Le risque de transférer la charge mentale aux personnes qui coordonnent les projets

 

Si on regarde l’impact de la mutualisation sur la viabilité des entreprises utilisatrices mais selon les phases de développement d’un projet de mutualisation, la littérature nous présente ceux-ci :


Phase de démarrage

  • Amélioration de l’accès aux ressources
  • Allègement du taux d’endettement
  • Augmentation de la capacité d’innovation

Phase de consolidation

  • Amélioration de l’accès aux connaissances
  • Davantage de visibilité et de rayonnement
  • Meilleure adaptation de l’offre aux besoins du marché
  • Effet de tremplin


Phase de pérennisation

  • Diversification des activités
  • Diminution des couts liés à l’innovation
  • Accès facilité à des solutions technologiques


L’impact de la mutualisation sur la qualité de vie des personnes qui travaillent en production et en transformation alimentaire

Aspect social :

  • Création de liens sociaux
  • Meilleur conciliation travail-famille
  • Possibilité de maintenir ses implications sociopolitiques
  • Reconnaissance et fierté
  • Solidarité

Aspect professionnel :

  • Développement d’habiletés relationnelles
  • Diversification des compétences

Aspect économique :

  • Des finances plus stables
    (Référence à visiter : https://tiess.ca/outils/modele-logique-mutualisation )

 

__

Avis important : Ce texte est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique ou professionnel. Les informations présentées n’ont pas été vérifiées de manière exhaustive et ne doivent pas être considérées comme exactes. Il est de la responsabilité du lecteur de vérifier l’exactitude et la pertinence des informations avant de les utiliser. L’auteur et/ou l’éditeur du texte déclinent toute responsabilité pour les conséquences de l’utilisation de ces informations. Les sources d’information sont très variées. Ce texte est un rassemblement de ces sources.